¿Es necesario conservar los documentos laborales de un extrabajador?

Un fallo de la Corte Suprema destaca la importancia de conservar documentos laborales. ¿Qué obligaciones establece la ley para los empleadores?

El caso que puso en debate la conservación de documentos laborales

La Casación Laboral 2910-2022 emitida por la Corte Suprema ha abierto una discusión sobre la importancia de conservar documentos laborales. Este caso se originó cuándo un extrabajador demandó a la empresa en la que trabajaba por el pago de beneficios sociales no cumplidos. Esto incluía la compensación por tiempo de servicios (CTS) y utilidades, por un periodo que abarca más de 20 años.

La empresa demandada argumento que la normativa vigente le permitía conservar documentos laborales solo por cinco años. Esto según el Decreto Ley 25988 y el Decreto Supremo 001-98-TR. Por ello, se defendió alegando que no estaba obligada a presentar pruebas documentales de periodos anteriores.

Sin embargo, la Corte concluyó que la falta de conservación de registros adecuados no exime al empleador de responder por obligaciones laborales.

La obligación de conservar registros

En Perú, la ley establece que los empleadores deben conservar planillas de pago, boletas y registros por un periodo máximo de cinco años. Una vez cumplido ese plazo, los documentos pueden ser destruidos o reciclados, excepto las planillas de pago, que deben ser remitidas a la Oficina de Normalización Previsional (ONP).

El fallo de la Corte Suprema subrayó que, aunque los plazos legales sean claros, la obligación del empleador no termina con la destrucción de los documentos. La ley también impone el deber de garantizar que ciertos registros esenciales estén disponibles en la ONP u otras instancias administrativas, especialmente en casos de disputa judicial.

¿Qué pasa si la empresa no se cumple estas obligaciones?

El caso en cuestión evidencia las consecuencias legales de no cumplir con estas disposiciones. Ante la falta de registros suficientes, la Corte Suprema aplicó el principio de inversión de la carga de prueba. Esto significa que la empresa debía demostrar que había cumplido con el pago de los beneficios reclamados por el trabajador, lo que no pudo hacer debido a la falta de documentación.

Finalmente, la Corte decidió que la empresa no solo debía pagar las compensaciones pendientes por sus beneficios sociales, sino que su incapacidad de presentar pruebas incrementó la presunción a favor del trabajador que reclamaba sus derechos. Este caso refuerza la concepción de que las empresas deben ser extremadamente cautelosas al gestionar y almacenar sus registros laborales.

La importancia de la gestión documental en las empresas

Un adecuado sistema de archivo puede evitar conflictos legales y garantizar transparencia. Aunque la digitalización de documentos es una poderosa herramienta, es importante que las empresas aseguren la autenticidad y seguridad de los archivos digitales, además de cumplir con las normativas sobre su conservación.

Esto no solo protege a la empresa ante posibles litigios, sino también mejora la confianza con sus empleados en el cumplimiento de sus derechos.

Entonces, ¿es necesario conservar los documentos laborales de un extrabajador?

Sí, es necesario. La conservación adecuada de documentos laborales no solo es una obligación legal, sino que puede evitar problemas legales y económicos para la empresa. Cumplir con estos requisitos no solo protege a las empresas de posibles sanciones, sino que también asegura que puedan responder de manera efectiva en caso de conflictos laborales.

La inversión en gestión documental, aunque parezca un esfuerzo adicional, es esencial para garantizar la sostenibilidad y legalidad de las operaciones empresariales.